Pre-Call-Fact-Sheet · Annie Stand: April 2026 · Version 1.2

Vor dem Telefoninterview — was Sie wissen sollten

Pre-Call-Briefing · KI-Potenzialanalyse — Standard-Variante

Bitte lesen Sie dieses Briefing einmal kurz durch — es dauert ungefähr drei Minuten. Es erklärt, wie das KI-geführte Telefoninterview „Annie" abläuft, welche Daten wo verarbeitet werden, und wie Sie sicherstellen, dass keine berufsrechtlich vertraulichen Inhalte ungewollt in das Gespräch geraten. Wenn Sie alle Punkte verstanden haben, kann das Gespräch losgehen.

Hinweis: Dieses Briefing ist eine Hilfestellung — keine Rechtsberatung. Die Verantwortung für die Einhaltung berufsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Pflichten bleibt bei Ihnen als Auftraggeber:in.

1. Wer ruft an — und wer hört zu?

„Annie" ist eine sprachgesteuerte KI-Assistenz von 365tec. Sie führt das Interview anhand eines festen Fragenkatalogs zur internen Prozess-Aufnahme. Mithörende Menschen gibt es während des Gesprächs nicht. Das Gespräch wird aufgezeichnet und automatisiert ausgewertet. Sie erhalten am Ende einen schriftlichen Report mit Handlungsempfehlungen.

Transparenzhinweis (EU AI Act Art. 50): Annie eröffnet jedes Gespräch mit dem Satz „Sie sprechen jetzt mit einer KI-Assistenz von 365tec." Der erstellte Report ist als KI-generiert gekennzeichnet.

Hinweis zur Rufnummer: Der Anruf erscheint auf Ihrem Display mit einer US-Nummer aus Atlanta (+1 470 …). Das ist normal — die Anrufer-Kennung kommt aus dem US-Telefonie-Pool, die Sprach-Verarbeitung läuft jedoch über Synthflow EU. Inhaltsdaten (Audio, Transkript, Auswertung) bleiben auf Servern in Deutschland.

2. Welche Daten werden wo gespeichert?

Was	Wo	Speicherdauer
Sprachaufzeichnung (Audio)	Server in Deutschland (365tec / IONOS)	30 Tage, danach automatische Löschung
Transkript (Text)	Server in Deutschland	90 Tage, danach automatische Löschung
Telefonverbindung (Sprach-Routing)	Synthflow-Plattform (USA, mit EU-Standardvertragsklauseln)	Während des Gesprächs; danach Löschung beim Anbieter gemäß deren Privacy-Policy
Auswertung / Report-Generierung	Anthropic Claude API (USA, mit EU-Standardvertragsklauseln)	Anthropic verwendet API-Inhalte gem. Commercial Terms (Stand 04/2026) standardmäßig nicht für Modell-Trainings; bei Trust-&-Safety-Vorfällen Speicherung bis zu 30 Tage zur Missbrauchsanalyse möglich.
Telefonverbindung (Routing-Buffer)	Twilio Inc. (USA, DPF-zertifiziert, mit SCCs)	Während des Gesprächs; danach gemäß Twilio-Retention. Routing verbleibt in den USA (Atlanta).
Versendete E-Mails	IONOS SMTP (Deutschland)	90 Tage in unserem System; bei Ihnen unverändert

Eine vollständige Auflistung aller Subprocessoren mit Sitz, Zweck und Rechtsgrundlage finden Sie unter avv-subprocessoren.html.

3. Berufsgeheimnis & § 203 StGB — die Spielregeln

Das Telefoninterview ist nicht dafür ausgelegt, Mandanten-/Patienten-/Klienten-Inhalte aufzunehmen. Es geht ausschließlich um Ihre internen Prozesse: Wie nehmen Sie Mandate an, wie verteilen Sie Aufgaben, wie kommunizieren Sie nach außen, wo verbringen Sie unnötig viel Zeit.

✓ Das dürfen Sie ruhig erzählen

Wie viele Mitarbeiter Sie haben und welche Rollen
Welche Software Sie verwenden (DATEV, RA-MICRO, BeA, ELSTER, Praxisverwaltung etc.)
Wie Aktenführung, Wiedervorlagen, Fristen organisiert sind
Welche Workflows aktuell viel Zeit kosten
Welche Wünsche Sie an „mehr Effizienz durch KI" haben
Welche No-Gos es für Sie gibt (z. B. „kein Cloud-Versand von Akten")

Beispiel: „Wir sind eine Kanzlei mit 12 Mitarbeitenden. Wir nutzen RA-MICRO und beA. Aktuell verbringen wir am meisten Zeit mit der Postsortierung und der Aktenanlage."

✗ Das bitte nicht ins Gespräch nehmen

Konkrete Mandanten- oder Patientennamen
Konkrete Fall-Schilderungen, Aktenzeichen, Fall-Nummern
Diagnosen, Befunde, ICD-Codes, konkrete Krankheitsverläufe
Beträge oder Beweise aus konkreten Mandaten
Personenbezogene Daten Dritter, die Sie zur Verschwiegenheit verpflichten

Statt: „Wir hatten letzte Woche den Fall Müller, BMW-Streit, 80.000 Euro" — sagen Sie: „Wir hatten letzte Woche einen typischen Verkehrsunfall-Fall mittlerer Größe."

4. Die Stopp-Funktion: Ihr Sicherheitsnetz

Falls Ihnen versehentlich doch eine vertrauliche Information herausrutscht, gibt es ein Codewort, mit dem Annie sofort reagiert:

Sagen Sie: „Annie, bitte stoppen und löschen"

Das letzte Gesprächs-Segment (ca. 30 Sekunden) wird im Anschluss aus Audio und Transkript bei 365tec entfernt. Am Ende des Gesprächs erhalten Sie einen Hinweis, an welchen Stellen gelöscht wurde.

Sie können das jederzeit nutzen — es gibt keinen Grund, sich zu rechtfertigen. Annie wird dann eine offene Folgefrage stellen, damit Sie auf einer „sicheren" Ebene weitermachen können.

Ehrliche Einordnung: Die Stopp-/Lösch-Funktion entfernt das markierte Segment aus den Daten bei 365tec (Server in Deutschland). Da das Audio während des laufenden Anrufs technisch über die US-Subprocessoren Twilio (Routing-Buffer) und Synthflow (Sprach-Erkennung) durchgeleitet wird, erfolgt dort eine Löschung gemäß deren jeweiliger Retention-Policy. Eine vollständige rückwirkende Löschung in den US-Systemen ist 365tec nicht zusicherbar. Aus diesem Grund ist Vermeidung sensibler Inhalte stets der erste, die Stopp-Funktion der zweite Schutz. Für berufsrechtlich besonders sensible Mandate empfehlen wir, diese Themen im Telefoninterview gar nicht erst zu berühren.

4a. Was wir parallel zum Prozess-Audit ankratzen

Im Festpreis ist ein Marketing-Wirkungs-Check enthalten. Annie wird Ihnen während des Interviews drei kurze Fragen dazu stellen — kein eigener Block, kein Workshop:

Welche Marketing-Kanäle nutzen Sie aktuell aktiv (Website, Google, Empfehlungen, Social Media, Print)?
Woher kommen Ihre besten Aufträge erfahrungsgemäß?
Was geben Sie pi-mal-Daumen monatlich für Marketing aus?

Auf Basis dieser Angaben + einem Außenblick auf Website / Google-Auftritt / Sichtbarkeit gegenüber regionalen Wettbewerbern fließt ein Abschnitt mit Handlungs-Hinweisen in den Report ein. Ohne Aufpreis, ohne Folge-Beratungs-Verpflichtung.

5. Wer im Haus sollte teilnehmen?

Idealerweise eine Person mit Prozess-Übersicht (Kanzleimanager:in, Praxismanager:in, Senior-Partner) und 30–45 Minuten Zeit am Stück.
Optional: Die Person, die im Alltag am meisten mit den fraglichen Workflows zu tun hat (z. B. ZFA, RAFA, MFA), als Co-Teilnehmer:in.
Bitte einen ruhigen Raum wählen — Annie versteht in offenen Räumen mit viel Hintergrundgeräusch nicht zuverlässig.

6. Grenzen der KI-Erkennung

Annie nutzt eine sprachgesteuerte KI für Erkennung und Auswertung. Folgende Einschränkungen sollten Sie kennen:

Die Sprach-Erkennung kann bei starken Akzenten, sehr leisen Stimmen, älteren Sprecher:innen oder Hintergrund-Geräusch zu Fehlern führen.
Die LLM-Auswertung erstellt Empfehlungen auf Basis von Mustern. Es handelt sich um Hypothesen, nicht um geprüfte Tatsachen oder Rechts-/Steuerrat. Bitte prüfen Sie die Empfehlungen vor Umsetzung selbst oder mit fachkundiger Beratung.
Die Auswertung ersetzt keine personalrechtliche Prüfung. Empfehlungen beziehen sich ausschließlich auf Prozesse, nicht auf einzelne Mitarbeiter:innen.
Wenn Annie Sie nicht versteht oder eine wichtige Aussage falsch wiedergibt, sagen Sie das einfach: Annie wiederholt oder fragt nach.

7. Was Sie als Auftraggeber:in selbst sicherstellen

Da Sie der „datenschutzrechtlich Verantwortliche" sind (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und nicht 365tec, liegen einige Pflichten bei Ihnen:

Wenn Mitarbeitende teilnehmen: rechtzeitige Einwilligung außerhalb des Termins einholen (§ 26 BDSG); Freiwilligkeit, Widerruf, Alternative-zur-Teilnahme klar kommunizieren.
Wenn ein Betriebsrat besteht: BR-Beteiligung klären (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Mitarbeiter-/Betroffenen-Information nach Art. 13/14 DSGVO. Eine Vorlage stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.
Bei Berufsgeheimnis-pflichtigen Mandanten/Patienten: ggf. Mandanten-Einwilligung einholen oder Themen mit Mandantenbezug auslassen.
Eine eigene Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35) wenn nach Ihrer Risikoeinschätzung erforderlich. Wir stellen Ihnen die nötigen Inputs (Verarbeitungs-Beschreibung, TOM-Auszug, Subprocessor-Kette, Restrisiko) auf Anforderung bereit — die DSFA selbst trifft Sie als Verantwortlichen.

8. Was passiert nach dem Gespräch?

Zügig nach Erstgespräch und interner Auswertung erhalten Sie den Report per E-Mail (PDF, gekennzeichnet als KI-generiert gem. EU AI Act Art. 50). Eine kalendarische Lieferfrist wird nicht zugesagt.
Sie buchen über den Link in der Bestätigungs-Mail einen 30-minütigen Review-Call bei einem für Sie passenden Termin.
Sie können den Report intern verteilen. Sie erhalten ein einfaches, übertragbares Nutzungsrecht am Report; KI-generierte Textbestandteile sind als solche urheberrechtlich nicht monopolisierbar.
Nach 90 Tagen wird der gesamte Datensatz automatisch aus unseren Systemen gelöscht. Wenn Sie früher löschen möchten, schreiben Sie uns einfach an info@365tec.de.

9. Checkliste — bevor Annie anruft

Bitte einmal kurz abhaken:

Ich habe diesen Fact-Sheet gelesen.
Ich werde keine Mandanten-/Patienten-/Klienten-Namen oder Falldetails erwähnen.
Ich kenne das Codewort „Annie, bitte stoppen und löschen".
Ich bin in einem ruhigen Raum mit guter Verbindung.
Ich habe Kolleginnen/Kollegen, die teilnehmen, vorab informiert und (soweit erforderlich) deren Einwilligung eingeholt.
Ich habe ca. 30–45 Minuten ungestörte Zeit eingeplant.

10. Glossar (kurz)

LLM (Large Language Model): Ein Sprach-KI-Modell, das aus Texten lernt und eigene Texte generiert. Hier eingesetzt: „Claude" von Anthropic.
SCC (Standard Contractual Clauses): EU-Standardvertragsklauseln. Vertragsbestandteil, der bei Datenübermittlung ins Drittland vorgeschrieben ist.
DPF (EU-US Data Privacy Framework): Beschluss der EU-Kommission, der zertifizierten US-Anbietern ein angemessenes Datenschutzniveau zuschreibt.
TIA (Transfer Impact Assessment): Risiko-Prüfung pro Drittland-Anbieter, ob die SCCs ausreichend wirken oder zusätzliche Maßnahmen nötig sind.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen Ihnen (Verantwortlicher) und 365tec (Auftragsverarbeiter).

11. Sie haben Fragen vor dem Anruf?

Schreiben Sie an info@365tec.de — Sie bekommen Antwort vom Inhaber persönlich (Daniel Ovadia), nicht von einem Bot.

Vielen Dank für Ihr Vertrauen. Wir freuen uns auf das Gespräch.